Fonctionnement
Le bureau d’accueil — L’accompagnement sur le terrain par un bénévole formé — Le soutien administratif — Les partenaires — La coordination — Les mesures et analyses — Le financement
Le bureau d’accueil
L’accompagnement sur le terrain par un bénévole formé
L’entretien mené par la coordinatrice sociale consiste d’abord à accueillir et à mettre à l’aise la personne, à écouter attentivement les raisons de la sollicitation, en dégageant autant que possible, les non-dits. La coordinatrice analyse alors attentivement la demande et les éventuelles demandes sous-jacentes pour trouver une solution en termes de priorités d’actions ou de démarches à entreprendre (planning). Ainsi, en accord avec le bénéficiaire, la 1ère priorité sera dégagée et mise en chantier : la coordinatrice sociale recherche l’organisme/service qui a la solution à cette démarche. Elle détermine alors le degré d’autonomie du bénéficiaire pour décider si l’accompagnement est nécessaire, ou souhaité, pour l’accomplir. Dans la négative, le rôle d’Accompagner et de sa coordinatrice s’arrête là.Si le bénéficiaire demande un accompagnement sur le terrain, Accompagner prend tout son sens. Tout se prépare de manière minutieuse : Le jour même et à l’issue de son entretien, un rendez-vous est fixé au bénéficiaire, au bureau d’accueil ou, selon les circonstances, directement sur le terrain, pour effectuer la démarche.
La coordinatrice sociale se charge ensuite de trouver le bénévole accompagnant disponible pour ce rendez-vous (ainsi qu’un bénévole priant pour l’accompagnement spirituel) et lui transfère un ordre de mission qui lui permettra de préparer correctement son accompagnement. Au jour dit, le bénévole reçoit encore les explications complémentaires qu’il juge nécessaires. Il accueille le bénéficiaire et l’accompagne dans sa démarche. Durant celle-ci 
il veillera surtout à le seconder. L’objectif final restant en effet de contribuer à lui (ré) apprendre l’autonomie. Une fois la mission terminée, l’accompagnant fait rapport (oral, ou écrit si nécessaire) à la coordinatrice sociale. Il fait le point sur l’aboutissement de la démarche, sur ce qui a été réalisé, sur ce qui reste à faire par le bénéficiaire (avec ou sans l’aide d’Accompagner). Il attire l’attention de la coordinatrice sur les éventuelles difficultés rencontrées. Il lui transmet également toute nouvelle information recueillie durant la mission.A la lumière de ces informations, la coordinatrice oriente, si nécessaire, le bénéficiaire vers d’autres démarches indispensables pour la conclusion heureuse de sa situation. Ceci, avec ou sans accompagnement d’un bénévole d’Accompagner.
Remarque : Analyse faite, il arrive que l’intervention attendue d’Accompagner ne soit que d’ordre « administratif ». Exceptionnellement alors, un service « administratif » sera rendu immédiatement après l’entretien si le bénéficiaire ne peut absolument pas le prendre en charge. Il s’agira par exemple de la rédaction d’une lettre, si la personne ne sait pas écrire, ou si elle n’écrit pas correctement. Elle peut aussi lui demander de faire le brouillon pour un prochain rendez-vous. Etc.
Le soutien administratif
Une coordinatrice administrative prend en charge l’ensemble des tâches administratives liées aux activités d’Accompagner. Depuis l’introduction des données dans les fichiers informatiques (sécurité d’accès), jusqu’à l’envoi de différents courriers et tenues des réunions.
Description des processus et procédures – régulièrement mis à jour – encadrent aujourd’hui les activités d’accompagnement et d’administration. Ils leur confèrent la sécurité et la qualité requises.
Les partenaires
Les partenaires – associations, institutions et organismes divers, du CPAS à la maison d’accueil – prennent directement contact avec la coordinatrice sociale pour convenir d’un accompagnement en faveur d’une de leur personne en difficulté. De préférence par courriel ou fax au moyen d’un document type : « la demande d’accompagnement », qui reprend les éléments indispensables à son organisation (nature de la démarche, date, heure, etc.).
D’autres encore envoient des personnes à Accompagner afin que l’accueil de première ligne puisse se faire par la coordinatrice sociale.
La coordination
Les coordinatrices sociale et administrative se consultent et se complètent journellement au niveau des tâches, des problèmes administratifs, de la qualité de l’accueil et de la gestion courante du bureau.
Elles se réunissent aussi bimensuellement dans le cadre d’un organe de soutien créé à cet effet - le « Comité de Gestion » - dans lequel elles ont la possibilité de communiquer les difficultés rencontrées et les situations consécutives à la mission, qui restent à trancher. Elles sont partie prenante dans ces décisions.
Les mesures et analyses
Une série de mesures des données informatiques relatives aux bénéficiaires, permet à Accompagner de suivre régulièrement sa progression et l’évolution de son public (Bilan social).
· Enquête de satisfaction des bénéficiaires
Le financement
Pour des raisons historiques l’activité sociale est parrainée par deux associations : l’aisbl « Accompagner » et l’asbl « Les amis d’Accompagner ». Sur le plan financier l’ « aisbl » – par le biais de dons des Religieux de l’Assomption, effectués après évaluation régulière et jugée positive de l’action d’Accompagner - assure le paiement du personnel salarié, tandis que l’ « asbl », via ses bénévoles, veille à la couverture des frais de fonctionnement , soit par des dons de particuliers, ou par d’autres dons obtenus auprès de divers organismes ou entreprises, soit par l’organisation de festivités (concerts, …)
